Как хранить важные документы просто и безопасно

Когда дело доходит до хранения, одной из областей, которой чаще всего пренебрегают, является организация важных файлов и документов. Мало того, что часто люди не имеют ни малейшего представления о том, как правильно организовать важные документы. Многие настолько изо всех сил пытаются организовать всю свою ценную информацию, что не могут найти ее, когда она больше всего нужна.

С квитанциями, счетами за коммунальные услуги, почтой и другие важные документы могут быть основной причиной беспорядка на столе.

Скорее всего, у вас есть куча документов, которые вы должны сохранить. Но не знаете, куда их поместить. Вот некоторые решения, чтобы упорядочить свои документы.

Какие документы следует хранить?

Первый вопрос, который необходимо решить, заключается в том, какие “основные документы” следует хранить.

Ответ будет зависеть от каждого человека, но нет необходимости продолжать хранить полные шкафы с бумагами. Вот некоторые документы, которые вам действительно нужны.

Жизненно важные записи и личные документы

Свидетельства о рождении, браке и усыновлении, например, часто требуются при поступлении в школу. Получении пособий или подаче заявления на получение паспорта.

Это также часто требуемые документы для зарубежных поездок, государственных транзакций и подтверждения гражданства.

Завещания

Письменное завещание чрезвычайно ценно в случае непредвиденного или трагического происшествия. Для предполагаемого распределения ваших активов. И подтверждение права владения, которое включает в себя право собственности, попадает в этот список.

Медицинские записи

Медицинские записи включают в себя любую документацию, связанную с вашей историей болезни. Например, результаты медицинских осмотров, которые могут быть полезны с возрастом.

Страхование и финансовые отчеты

Список финансовых документов, которые необходимо вести, обширен. От банковских выписок до акций компаний, пенсионных и других финансовых документов.

Этот список также содержит любую документацию, которая может потребоваться вам для подтверждения страховки. А также любые заявления о льготах, на которые вы можете иметь право.

Документы о занятости и образовании

Многие из ваших деловых или трудовых документов, вероятно, уже находятся у вашего нынешнего работодателя. Но крайне важно сохранить все, что имеет отношение к академическим документам.

Информация об автомобиле

Это включает в себя все, от лицензий и регистраций до хранения записей об обслуживании и ремонте автомобилей.

Как лучше всего организовать важные документы?

Можно управлять даже самым неорганизованным, переполненным картотечным шкафом, содержащим личные вещи. Все, что вам нужно, это время, терпение и эффективный способ хранения бумаги.

При сортировке чего угодно, от страховых требований до выписок по кредитным картам, вот как сделать организацию документов максимально простой и надежной.

Создайте систему

Когда дело доходит до подачи важных документов, все зависит от того, что требуется для вас. Начните с классификации их по папкам. Таким как записи актов гражданского состояния, медицинские записи, домашние документы и так далее.

Позже вы можете разветвляться на подкатегории. Которые имеют отношение к организации, такие как выписки по кредитным картам и счета за коммунальные услуги в финансовых документах.

Любые незаменимые документы должны храниться в огнеупорном или водонепроницаемом контейнере.

Сортировать и маркировать соответственно

Создавайте ярлыки, которые сначала идентифицируют общие категории, а затем более конкретные описания. Отсортируйте по алфавиту для облегчения поиска.

Уничтожьте старые или ненужные документы, содержащие личную информацию. Такую ​​как ваше имя, адрес и, особенно, номер вашей кредитной карты. Менее важные документы можно просто выбросить.

Определить размер

Оцените количество места для хранения, которое вам требуется. Например, если вы будете хранить большинство своих файлов в электронном виде, большой картотечный шкаф может оказаться ненужным.

Это только займет так много места для небольшого использования. Кроме того, вы можете быть склонны набивать его ненужными файлами и предметами. Которые вообще не должны быть в картотеке. Вместо этого используйте ящик на рабочем столе.

Создайте место сбора

Создайте ежедневную место для входящей почты и документов в офисе или дома, например на кухне. Обозначив конкретное место, вы сможете следить за документами и не допускать их скопления по всему дому.

Корзина или коробка сэкономят место и дадут понять, когда они переполнились и с ними нужно разобраться. Прежде чем положить что-либо в место сбора, удалите всю ненужную почту и бумагу-наполнитель.

Держите привычку обрабатывать почту по крайней мере два раза в неделю.

Откажитесь от бумаги

Некоторые документы следует хранить в виде физических копий, включая свидетельства о рождении, документы, удостоверяющие личность, документы и регистрацию транспортных средств. Но для других, таких как медицинские записи, финансовые отчеты и квитанции, вы всегда можете запросить безбумажные выписки.

Цифровая организация документов экономит место. А поисковая система вашего компьютера может легко помочь вам найти именно то, что вы ищете.

Не забывайте применять к цифровым меткам те же правила, что и к физическим. И создавать резервные копии файлов на внешнем жестком диске или в онлайн-хранилище, таком как Google Диск.

Имейте сейф, огнеупорную ячейку

Случаются непредвиденные обстоятельства, и душераздирающе потерять все ценные вещи, включая важные документы. Из-за такого трагического события, как пожар. Поэтому, вы должны хранить эти чрезвычайно важные документы в огнеупорном хранилище или в банковской ячейке.

В заключении

Создание системы, которая позволит вам с легкостью получать доступ к важным документам в любое время, избавит вас от большого стресса. Очистите свою кучу и начните организовывать.

Храните правильно и будьте здоровы!